Der Absender im Posteingang
Seit dem 5. Mai 2025 prüft auch Microsoft bei Outlook.com, ob sich Newsletter-Absender ausweisen können. Wir ordnen ein, warum das auch für Betriebe mit kleinem Verteiler eine Rolle spielt und was an der Absenderadresse hängt.
Gmail und Yahoo haben ihre Regeln für Massenversender Anfang 2024 verschärft, Microsoft zog am 5. Mai 2025 für Outlook.com, Hotmail und Live nach. Formal betroffen sind Absender, die täglich 5.000 oder mehr Nachrichten an diese Adressen schicken, also die wenigsten Betriebe aus unserer Region. Interessanter finden wir etwas anderes: Die technische Grundlage, mit der sich ein Absender ausweist, ist bei jedem Newsletter dieselbe, ob er an 200 oder an 200.000 Menschen geht. Und sie hat Einfluss darauf, ob eine Mail im Posteingang oder im Spam-Ordner landet.
Was sich geändert hat
Microsoft verlangt von großen Versendern, dass drei Verfahren eingerichtet sind: SPF legt fest, welche Server im Namen einer Domain senden dürfen, DKIM versieht jede Nachricht mit einer digitalen Signatur, und DMARC sagt dem Empfänger, was er mit Mails tun soll, bei denen beides nicht passt. Fällt eine Mail durch, kann Outlook.com sie mit dem Fehlercode „550 5.7.515 Access denied“ abweisen. Nach der Darstellung von Mailgun (Stand 2025) landen Mails zunächst im Junk-Ordner, die harte Ablehnung soll später folgen.
Gmail geht in einem Punkt weiter: Dort ist für Massenversender zusätzlich die Abmeldung mit einem Klick vorgeschrieben, und die Rate der Spam-Beschwerden muss unter 0,3 Prozent bleiben. Microsoft nennt keinen eigenen Grenzwert, erwartet aber einen sichtbaren, funktionierenden Abmeldelink und eine Absenderadresse, die antwortet.
Warum uns das interessiert
Die Absenderdomain gehört zur Marke, ähnlich wie Schrift und Farbe, nur dass man sie nicht sieht. Wer unter @firma.at Mails verschickt, tut das meist aus mehreren Systemen gleichzeitig: Newsletter-Tool, Buchhaltung, Kontaktformular der Website, vielleicht ein CRM. Ein einziger vergessener Eintrag genügt, damit eine dieser Quellen durchfällt, und das Tückische daran ist, dass niemand eine Fehlermeldung bekommt. Die Mail kommt einfach nicht an.
Genau da arbeitet unsere Tochterfirma neothink: Software entwickeln und Systeme miteinander verbinden. Für den Newsletter selbst reicht aber meist ein Nachmittag Sorgfalt, mehr braucht es nicht.
Was wir kritisch sehen
Die Schwelle von 5.000 Mails am Tag wiegt viele Betriebe in falscher Sicherheit. Sie beschreibt, ab wann die Anbieter ihre Regeln ausdrücklich durchsetzen, nicht ab wann saubere Authentifizierung sinnvoll ist. Wir halten es für klüger, sie von Anfang an einzurichten, weil sich der Aufwand nicht mit der Listengröße ändert.
Genauso vorsichtig sollte man bei DMARC sein. Eine strenge Einstellung („reject“) weist jede Mail ab, die nicht eindeutig zuzuordnen ist, und trifft dann im Zweifel auch die eigene Rechnung, die ein vergessenes System verschickt hat. Microsoft verlangt laut Mailgun als Minimum die Einstellung „none“, also reines Beobachten. Wir können beide Seiten verstehen: Strenger schützt besser, aber nur, wenn vorher bekannt ist, wer alles im eigenen Namen sendet.
Ein Newsletter beginnt nicht im Editor, sondern in den DNS-Einträgen der Absenderdomain.
Die Gestaltung bleibt Handwerk
Wer schon am Absender arbeitet, sollte die Mail selbst nicht vergessen. Der European Accessibility Act gilt seit 28. Juni 2025. Nach Darstellung des E-Mail-Anbieters eworx nennt er Newsletter nicht ausdrücklich, reine Werbe-Newsletter sind nicht eindeutig erfasst, und Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und höchstens 2 Millionen Euro Umsatz können im Einzelfall ausgenommen sein. Die genaue Lage richtet sich nach der nationalen Umsetzung.
Unabhängig davon halten wir die Hinweise für gutes Handwerk: ein Kontrastverhältnis von mindestens 4,5 zu 1, eine Schrift von 14 Pixeln oder mehr, eine klare Überschriftenhierarchie, Alternativtexte für jedes Bild und Linktexte, die auch ohne Umgebung verständlich sind. Ein Newsletter, der so gebaut ist, liest sich auf dem Handy und im Dunkelmodus ohnehin besser.
Was Sie jetzt tun können
Schicken Sie Ihren nächsten Newsletter zuerst an je eine Gmail- und eine Outlook-Adresse und öffnen Sie dort die vollständigen Kopfzeilen („Original anzeigen“ bei Gmail). Dort steht für SPF, DKIM und DMARC jeweils, ob die Prüfung bestanden wurde. Steht irgendwo „fail“, ist das der Ausgangspunkt.
Machen Sie danach eine Liste aller Systeme, die Mails mit Ihrer Domain verschicken, und fragen Sie bei jedem Anbieter, wie die Domain-Authentifizierung eingerichtet wird. Beginnen Sie bei DMARC mit „none“, lesen Sie ein paar Wochen die Berichte und verschärfen Sie erst, wenn nichts Legitimes mehr auffällt. Und prüfen Sie nebenbei, ob der Abmeldelink sichtbar ist und ob jemand die Antworten an die Absenderadresse liest.
Wir bevorzugen den direkten Kontakt.
Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Absenderdomain dasteht, schauen wir gemeinsam in die Einträge und in die Gestaltung Ihres Newsletters. Bei Bedarf holen wir neothink dazu.
Quellen: Resend: Microsoft bulk sending requirements 2025 · Mailgun: Microsoft sender requirements · eworx: Accessibility in newsletters · Stand der Quellen: 2025, abgerufen am 8. November 2026